外資系企業で、英語の電話会議（テレカン）が入ってしまった時、「ヤバい！」って思うことありませんか？更に日本からの参加者が自分一人だったりすると、「大丈夫かな」とちょっと不安になっちゃいますよね！
そんな時、何とか切り抜ける方法があることをご存知でしょうか。仮に会議の内容が全部分からなかった場合でも、何とかなっちゃう方法があるのです。
今回は、外資系企業で外人にさんざん揉まれてきた筆者が、その経験を元に、英語での電話会議の切り抜け方や、ちょっとしたコツを、例文付きでご紹介します。
これを読めば、「事前準備のポイント、外資系の会議の特徴と、会議で求められること、Next stepの確認方法」が分かっちゃいます。早速読んでみましょう！
事前の準備を怠らない
外資系企業では、電話会議や遠隔会議のことを「テレカンファレンス（teleconference）」略して「テレカン」と呼ぶことも。テレカンの予定が入ったら、まずは次の２つの点をきっちり準備します。
- 会議室の予約と準備
- 機器の準備、接続テスト
この２つは、一見地味ですが、上手くいかなかった場合の影響が大きいので、慣れてきても毎回忘れないようにしましょう。まずは、テレカンで落ち着いて英語で話すための環境の準備です。会議室を押さえ、機器の接続テストを行います。
テレカンの場合、まず機器の設定・接続が上手くいっていることが、全てのベースになります。接続さえできていれば、会議は開始できますが、機器が上手く繋がらない場合、そもそも会議が始められない、といったことになりかねません。
会議室での機器設定と、接続テストに時間がかかることもあるので、筆者は遅くとも10分前ぐらいには準備開始するようにしていました。
会議の目的を確認しておく
これはテレカンに限ったことではないですが、外資系企業の会議では、「目的」の確認を毎回必ずしておいた方が良いです。
日系企業の会議だと、上層部によって７割方決定済みのことを上長がお話し、参加者はそれを黙って聞き、異論が無ければそのまま終了、みたいな流れだったりしますが、外資系の会議はちょっと違う雰囲気の場合も。
外資系企業では、会議は「何かを決定するための場所」で、そのために「参加者が自分の意見を持ち寄る」ことが多いです。何を話し合うのかを事前に理解し、会議が始まる前に自分の意見を整理し、話す準備をしておかないと、その場でコメントできなくなっちゃいます。
筆者は、会議がある日の前日ぐらいを目途に、自分の意見をまとめておいたり、議題や資料を完成させておくようにしていました。特に自分がリードする会議で、資料ができていないと不安材料になっちゃうのです。
会議の目的が何かを確認した上で、準備をしておくのがコツです。
意味が分からなかったら聞き返して良い
テレカンが始まったものの、もし音声が聞き取りにくく、更に英語なので何を言っているのか想像つかない場合、早めに聞き返す方が良いです。なぜなら、会議の後で意見やコメントを求められる可能性が大だから！
この場合、英語での聞き方も色々あるので、その場に合った言い方を選んでいきたいですね。
ちなみに、筆者の語学力はTOEIC900台、ほぼ独学と実戦で切り抜けてきた感じで、実戦の経験値は高い方だと思います。
独学での英語の身に付け方については、英語独学でのTOEIC900以上の取り方と、留学なしで外資系企業で働いてみた結果の記事を読んでいただけると嬉しいです！
聞き返し方①もう少し詳細が聞きたい
筆者が時々使ったのは、「自分の理解が及ばないので、もう少し詳細が聞きたい」という意味で、「for my better understanding, may I know more detail of this?」など。
単純に「何て？」と聞き返すよりも、何となく謙虚さが出て、言いやすいですね。
聞き返し方②こういう意味ですか？
また、相手が言ったことが何となく分かったけど確証が欲しい時は、「こういう意味ですか？」と確認してもOK。「you mean XX, correct?」という感じで相手に振ってみると、もう少し補足して話してくれることも。
聞き返し方③何て言ったの？
そして相手の言っていることが完全に分からなかった場合、「もう一回言ってください」という意味で、「could you repeat that again?」と聞いたり、気心の知れた相手なら「何て言ったの？」という意味で「what did you say?」と言っても通じます。
ただ個人的には、この「もう一回言ってください」は、最後の手段でした。１つの会議であまり多用はできないと思っていて、実際この言葉を使うことはほとんどありませんでした。なぜなら、この言葉を多用して、スマートに見えることはないと考えるからです。（時と場合によりますが！）
例えば日本語で会話していた場合でも、「今なんて言ったの？」を何度も繰り返し続ける人と、ずっと話を続けるのは、ちょっと大変ですよね。
ここでご紹介したフレーズを含めて、相手の言ったことを聞き返す英語の言い方も色々あります。自分が言いやすい表現を、複数覚えておくと便利。
「沈黙は悪」、早めに何か話す
外資系企業の会議の最大の特徴、それは毎回発言が求められる点ではないでしょうか。日系企業では「沈黙は金なり」が特徴ですが、外資系ではむしろ「沈黙は悪」といった雰囲気。
例えば外資系で偉い人の話を聞く会議も、もちろんあります。ただ、その後でだいたい質疑応答があったり、ディスカッションが歓迎されます。仮に質問や意見が出ないと、進行役から名指しで当てられることも。
テレカンと言えど同じで、会議で発言をしない人は、参加している意味が無いと見なされてしまいます。特にテレカンは顔が見えない分、「会議中あの人はずっと沈黙していた」となると、そもそも本当に会議に出席してたの？と、存在を疑われちゃうこともよくある話。
筆者は外資系企業に入ったばかりの時、英語の会議で発言するのがちょっと苦手で、準備しておかないとなかなかディスカッションに入れず、うまく発言できないことがありました。
そんな時は、緊張を解く意味でも、会議の早い段階で何か話しちゃう！というのがおすすめです。
コメントや質問が無い時：①同意する
とりあえず何か発言したいけど、特にアイデアが浮かばない時や、初心者に便利な言葉、それは「同意」。誰かが意見を言っている時に「私もそう思う」という意味で「I agree with XX（人の名前）」と言うだけ、簡単ですね！その後に続けて、自分の見解を言ってもOK。
「同意」の良い所は、「新たな意見」と違って難しい根拠が不要な点、そして反論ではないので、その場のメンバー内の雰囲気も保つことができる点。
もちろん毎回は通用しませんが、コメントに困った時は「同意」もアリ！笑
コメントや質問が無い時：②最初に雑談する
または、海外で時差のある国（アメリカなど）とのテレカンだった場合、どちらかが夜中で、自宅からテレカンに入っていることも。そんなテレカンの時は、最初に雑談で「今日は家からテレカンに入ってるの？」とか、「もう夜ご飯は食べた？」と聞いてみると、意外とそこから話が広がったりします。
ということで、外資系の会議で「何か発言する」というのは、非常に大切ですが、日本的な会議に慣れていると、なかなか発言しづらいことも。いくつかネタを仕込んでおきましょう！
（重要）次のステップと期限を確認する
そして、会議が終盤に近付いた時、終了する前に絶対に確認しておきたいもの、それは「Next step（次のステップ）」。
テレカンで多少意味が分からない部分があっても、「Next step」をきっちり押さえておけば、だいたい何とかなります。（筆者調べ）
Next stepの確認方法①次のアクションが予想できた場合
「Next step」とは、次に行うべきアクションのこと。
それまでの会議の内容から、次に取るべきアクションがだいたい予想できた場合は、「Next stepとしては、これとこれで良いですか？」と自分から確認しましょう。
英語で言う場合は「for our next step, …」と頭に付けて、その後にやるべきアクションを列挙して確認すればOKです。
Next stepの確認方法②次のアクションが想像つかない場合
万が一、テレカンの内容がいまいち分からなくて、次のアクションが想像もつかない場合は、「Next stepは何ですか？」と直接聞いちゃいましょう。
例えば、「now I would like to clarify our next step」や、もっと直接的に聞ける間柄なら、「what is our next step?」など。
Next stepの確認方法③期限も合わせて確認
その際、期限がいつまでかも合わせて確認すれば完璧です。英語で「期限」を表す言葉は、「due date」がよく使われたりします。
Next stepと期限を確認すれば、英語のテレカンは無事乗り切ったと言えます。
筆者は以前クライアントとの会議で、うっかりNext stepを確認し忘れて、後で上司に怒られそうになったことがあるので、皆さまお気を付けください！(T-T)
まとめ
以上、外資系企業の英語の電話会議を乗り切るための、ちょっとしたコツとして、「事前準備のポイント、外資系の会議の特徴と、会議で求められること、Next stepの確認方法」を書かせていただきました。
ポイントをもう一度、まとめておきます。
- 会議の目的を確認し、準備する
- 英語の意味が分からなかったら、聞き返して良い
- 沈黙は悪。早めに何か発言して、自分の緊張を解く
- Next stepを確認する
究極的には、最後の「Next step」をきっちり確認しておけば、たとえ内容が半分ぐらいしか分からなくても、何とかなることが多かったです。
それでもまだ不安な時は、「念のために会議を録音しちゃう」というのもアリだと思います。
ただ、後で録音を再生して聞きなおす手間や、自分がそれにかける時間が2倍になる点を考えると、一回で理解できればベストですよね！
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