【体験談】外資系への転職で会社の上司にリファレンスチェックをお願いしてみた

外資系企業に転職・就職する時に、避けては通れないのがリファレンスチェック。これは選考の一環で、企業が候補者の実際の仕事ぶりや人柄について、一緒に働いたことのある上司や関係者に問い合わせることを指します。

リファレンスチェックは日本ではあまりなじみがないので、いまいちピンと来なかったり、選考の最終段階に来てリファレンスを求められると、「何だか不安」と思ってしまう方もいるかもしれません。

筆者はこれまで、リファレンスチェックを上司や同僚に依頼したこともあれば、同僚から依頼されたこともあります。今回は、自分がリファレンスチェックを通過した時の体験談を元に、通過するポイントや注意点をまとめていきます。

これを読めば、「リファレンスチェックとは何か、誰に依頼するべきか、リファレンスチェックを断られる場合、リファレンスチェック体験談、やってみた実感、お礼のしかた」について分かっちゃいます。

早速読んでみましょう。

リファレンスチェックとは

外資系企業に就職・転職する時に、選考の最終段階で応募先企業から求められるのが、リファレンスチェック。面接だけでは分からない、候補者の実際の仕事ぶりなど、ビジネス上の評価を第三者に求める目的で行われています。

日系企業ではあまり行われていないのですが、外資系企業ではわりと一般的。筆者のいた会社では、スタッフレベル・マネジメント・新卒・既卒を問わず、入社前には全員のリファレンスチェックを行っている所もありました。

選考を受けていて、最終面接の後で「それでは、４名のリファレンス先を提出してください」と言われると、誰でもドキッとしますが、不安にならなくても大丈夫です。

ポイントを書いていきますので、淡々と進めて行きましょう。（ちなみに筆者の周りでは、リファレンスで落ちたという話は聞いたことがなかったです。）

これまでに経験した３つのパターン

リファレンスで落ちるケースはそれほど多くないとはいえ、内定が出る前の段階でリファレンスチェックを行う場合、まだまだひっくり返る可能性も残っています。

ここで何か問題があれば、オファーが出ない可能性もゼロではないのです。書面でオファーレターを貰うまでは、慎重に進めて行きましょう。

筆者が今までに経験したリファレンスチェックは、次の３つに分類されます。

「レフリー（Referee）」というのは、リファレンスチェックを引き受けてもらう「推薦者」のこと。企業側の人事と英語でやり取りすると、このレフリーという単語がよく使われます。「リファレンスレター」は、いわゆる推薦状です。

上記のように３つのパターンがあります。リファレンスチェックで一番多かったのは、①リファレンスレター、その次が、②レフリーを提出し企業が直接やり取りする、というものでした。③はレアケースかもしれませんが、同業他社に転職する時などは起こりえます。

リファレンスチェックを誰に依頼するか

そもそもリファレンスチェックが必要になった場合、誰に依頼すればよいでしょうか。

筆者だけでなく周りの同僚のケースも含めて、実際に応募者がリファレンスチェックを通過した時にレフリー（推薦者）をお願いした相手は、次のような方々でした。

上記のように、レフリーとして最も望ましいのは、現在働いている会社の直属の上司など、自分の仕事を評価する立場の人。上司にお願いするのが難しい場合は、先輩や同僚など、普段の自分の仕事ぶりを知っている人で、ポジティブなことを言ってくれそうな人にお願いします。

実際に「直属の上司」以外では、②～④の「先輩、同僚、クライアント、同期、以前に働いた経験のある会社の上司」などに依頼したケースを知っていますが、どの場合も通過し、オファーをもらっていました。こうなると、「レフリーって実は誰でも良いのでは…？」という説も浮上します。笑

新卒の就職活動の場合は、大学の教授にお願いしている人がほとんどでした。例えばゼミの先生など、普段からお世話になっていて、皆さんの人柄や性格などを良く知る先生にお願いしてみてください。

直属の上司に頼みづらい場合

転職活動の場合、在籍中にこっそり応募している人がほとんど。内定をもらっていないのに、上司に「実は転職活動していて、もうすぐ内定が出そうなので、私のレフリーになってくれませんか」とは言いづらいですよね。

そのままリファレンスチェックを通過してオファーが出れば問題ないですが、万が一、応募先の会社とご縁が無かった時に、在籍中の会社に居続けることが気まずくなってしまいます。

筆者はそんな状況に当たったことがあり、とても困ったので、応募先の人事に次のような感じで相談しました。

上記のように正直に言った結果、「ダメ」と言われたことは無かったです。もし何か言われた場合は、その都度対応していき、OKが出るように調整しましょう。

通常、レフリーは複数名（2人以上）にお願いするので、前の会社の上司や先輩など、自分のことを良く語ってくれそうな人に順番にお願いしていきます。そして会社側に指定された定員を確保できるまで、淡々と探し続けましょう。

どうしても上司や元上司に頼めない場合

色々な事情で、「上司や元上司にどうしても頼めない」という場合もあるかもしれません。そんな時は、最後の手段で「会社の人事にリファレンスチェックを依頼する」という手段もあります。

実際に筆者の友人が、前の会社の人事に頼んでリファレンスレターを書いてもらい、すんなりと次の会社に入社していました。

彼女は前の会社を退職する時に、上司と喧嘩してしまう血気盛んな人だったため、「今更リファレンスレターとか頼めない！」とぼやいていました。色々悩んだ結果、前の会社の人事部門の人に相談し、レターを出してもらったそう。そして、内定も無事に出ています。

基本的には、自分の仕事ぶりを知る上司に書いてもらうのがセオリーですが、中にはやむを得ない事情をお持ちの方もいるかと思います。最終的に頼む人がいなくて困った場合は、こんな方法もあるので、参考にしてみてください。

リファレンスチェックを断られる場合

もちろん断られることもよくあります。断られてもあまり気にせずに、次の人に当たるのが一番です。なぜなら、リファレンスチェックは候補者の人生の転機に関わることになるから。そういう立場になることを好まない人は、結構たくさんいます。

筆者や同僚のケースなどを分析してみると、リファレンスチェックを断られる理由は、だいたい次のような感じでした。

ということで、お断りされる理由も千差万別。

たとえ今回のリファレンスチェックは断られても、その人との人間関係はその後も続きます。相談に乗ってもらったお礼を丁重に言って、感謝の気持ちを伝えておきましょう。

リファレンスチェック体験談

それでは、筆者が今までに経験した３つのパターンに分けて、詳しく対応方法を見て行きます。

以下のように、①リファレンスレターを準備する場合、②レフリーを提出し、企業が直接やり取りする場合、③共通の知り合いに連絡が入る場合、の３つがありました。

一つずつ、順番に見て行きましょう。

①リファレンスレターの場合

「リファレンスレター書いてあげてもいいよ」と言われたら、レフリーには参考資料として、下記のような項目を共有します。

少なくとも、面接での自分の言動と、リファレンスレターに一貫性が出るようにしたいので、志望動機や面接で売り込んだポイントなどは、レフリーに伝えておき、しっかり書いてもらうようにしたいですね。

同時に、企業側にも必要な事項を確認しておきます。

上記のように、レターを作成するにあたって不明な点は、何でも確認しておいた方が良いです。なぜなら、仮に確認せずに自己判断で進めてしまい、後で人事に「これじゃダメ」と言われた場合、自分が受けるダメージが大きいから。

人事に相談・報告しながら、慎重に進めましょう。

準備：リファレンスレターをドラフトする

英文の書類や手紙を書いたことがある人は想像つくかと思いますが、ゼロからリファレンスレターを作成するのは、案外時間がかかるもの。英語ではなく日本語の場合でも、それなりのクオリティのものを書こうとすると、時間も神経も使います。

レフリーを引き受けてくれたとはいえ、ただでさえ仕事やプライベートで忙しいのに、自分のレターのために多大な手間をかけてもらうと考えると、申し訳ない気持ちになってきます。

筆者の場合は、相手に時間を使わせたくなかったのと、自分が売り込んだポイントは自分が一番分かっていたので、自分でレターのドラフトを作った方が早いと判断しました。「ドラフト」とは、リファレンスレターの「たたき台」のような原稿のこと。

自分が原稿を作ってレフリーに送ることで、レフリーは、「応募者のレジュメの内容を頭に入れて、リファレンスレターに最低限入れるべき項目を確認した上で書く」、という時間と手間が省けるので、効率的ではないでしょうか。

もちろん、本来はレフリーに書いてもらうのが基本ですが、あらかじめ原稿がドラフトされていれば、レフリーは加筆と修正だけで済み、作業時間が少し短縮できます。

ドラフトには、例えば次のような項目を入れ込みます。

上記の項目を記載し、A4一枚にまとめた状態でレフリーに送ります。フォーマットは、世に出回っているリファレンスレターのひな型を参考にして、自分好みにアレンジしました。

レフリーが修正して手元に戻ってきた原稿を読むと、内容はだいたいそのまま使ってくれていました。レフリーはちょっとした表現を自分流に修正し、「自分だったらこの言葉を使うかな」という部分だけ変更したみたいです。「少しは先輩たちの負担を減らせたかな」と思いました。

例えば日本で働く外国人など、英語のリファレンスレターを色んな人から頼まれて、日常的に書きなれている人も、中にはいます。その場合は「私はリファレンスレター専用の原稿をたくさん持ってるから、任せて！すぐに作れるよ」という頼もしい言葉をいただくことも。

英文レターに慣れている人には、全部お願いしちゃっても良いかもしれません。

提出前にチェックすべきこと：英文の場合

レターができたら、企業に送る前にやっておくべきこと、それはネイティブチェックです。英文の場合、英語を母国語とする知り合いに、原稿の英文をチェックをしてもらいましょう。

可能であれば、アメリカ系の企業ならアメリカ人に依頼するなど、応募先の企業の国の言語に精通している人にお願いしたいところ。

もちろん、ネイティブチェックの前に自分でも見直し、次のようなポイントを校正しておきます。

上記のような感じで、体裁を整えます。英語圏の人に英文のチェックをしてもらったら、自信を持って企業に送付できますね！

万が一、英語ネイティブの方が見つからない場合や、時間が無くてチェックを依頼できない時はどうすればよいでしょうか。

筆者はそんなとき、スペルチェックの後で「無料の翻訳サイト」（Google翻訳、DeepLなど）に自分の英文を貼り付け、再度日本語に直してチェックしています。

こうして自分の英文を日本語に訳すことで、自分が意図しないニュアンスが含まれている場合に、ハッと気づいて修正することができます。最近は翻訳サイトの精度が上がっているので、こういう使い方もできて便利。

②企業が直接レフリーに連絡を取る場合

次はレターではなく、「候補者がレフリーを指定して連絡先を共有し、企業が電話などで直接連絡を取る場合」について見て行きます。

この場合も、レフリーをお願いできそうな人に順番に交渉していきます。ただ実際に面談するとなると、レターのような書面でのやり取りと違って、「コミュニケーション力」が求められます。

記事の冒頭では、直属の上司、先輩、同僚などの中から、「普段の自分の仕事ぶりを知っている人で、ポジティブなことを言ってくれそうな人」にレフリーを依頼していく、と述べました。しかしこの「企業が直接レフリーに連絡を取る場合」には、他にも条件が加わります。

上記、赤文字部分のように、新たな条件が追加されます。

企業が電話でレフリーと話す場合には、「会話の切り返しが上手そうな人」が良いですし、更に人事担当者が外国人の場合は、「英語がビジネスレベルな人」でないと難しいです。

ここまでくると、だんだん該当者が限られてきますよね。笑

でも実際は、こうやって筆者がレフリーを依頼して、合意を得て連絡先を提出しても、本当に企業から連絡が来た人は誰もいませんでした。逆に自分がレフリーになる場合も、名前と連絡先を伝えても、実際にコンタクトが来たことは一度もありませんでした。

とはいえ、実際に連絡が来る場合に備えて、準備はしっかりしておきたいですね。筆者は、レフリーには次のようなポイントを伝えて、連絡がくるかもしれないけどよろしく！と頼んでおきました。

正直言って、レフリーを依頼した同僚たちは筆者より英語が上手かったので、上記を伝えるだけ伝え、後は全く心配していませんでした。笑

③共通の知り合いに連絡が入る場合

最後に、共通の知り合いに連絡が入る場合を見てみます。

筆者のケースでは、「面接中に知り合いの名前が出て、その人に連絡が入る」ということが起きました。同業他社に転職する時には、起こり得る話だと思うので、書いておきます。

ある外資系企業の最終面接の時に、応募先の部署の執行役員に会いました。役員は外国人なので、会話はすべて英語です。

会話が進み、結構なごやかに話していた所、その役員に「このプロジェクトをやっていたんだね、もしかしてAさんて知ってる？」と言われました。

よく知っている人で、筆者の仕事ぶりを評価する立場にある人でした。

今思えば、役員は最初から筆者のリファレンスを取ろうと思って、その人の話を出したのだと思います。

「彼に聞いてみよう」と言った時の役員の何か企んでいるような表情を見て、内心（やられた！）と思いました。でも「Aさんを知っている」と答えてしまった以上、裏で２人が個人的に連絡を取ることは制御できません。わざわざ「Aさんに連絡を取らないでください」と言う理由も無かったので、役員の好きにさせようと思いました。

問題は、Aさんとは大昔に２年ぐらい一緒に働いただけだったので、もはや連絡を取る手段が無かったこと。できれば事前に、「面接でこんな話になっちゃったので、Aさんに連絡が行くかもしれません。何卒よろしくお願い申し上げます」などと、根回ししたかったのですが、できませんでした。笑

そんな感じでドキドキしましたが、その役員面接は無事通過しました。恐らく、役員とAさんによるリファレンスチェックに通過したのかな、と予想しますが、Aさんの連絡先を知らないため確認できていません。証拠はありませんが、あの時の役員の言動から、確実にAさんに連絡したんじゃないかと思っています。

こんなケースもありますので、ご注意ください。

やってみた実感：意外と協力してくれる人が多い

こうして自分の転職・就職のためにリファレンスチェックをお願いする場合、お世話になった上司や先輩方の時間を拘束することになるので、依頼者としては「忙しい時に仕事を増やして、申し訳ないな」と恐縮してしまうのではないでしょうか。筆者はそうでした。

でも思い切って相談してみると、案外快く引き受けてくれる人が多いんですね。

などと言ってもらえると、本当にありがたい気持ちでいっぱいでした。

しばらく連絡を取っていなかった昔の上司や先輩と、リファレンスチェックで久々に連絡し、それがきっかけでお互いの近況を知ることも。意外と良いコミュニケーションの機会になったりします。

お礼も忘れずに

そして転職・就職のリファレンスチェックが上手くいった後は、筆者はこんな感じでお礼をしました。

最初は、菓子折りか何か持って行った方がいいのかな、とも思いましたが、リファレンスチェックを通して仕事の話をするうちに、相手が本当に善意で協力してくれていて、キャリアの後押しをしようとしてくれている気持ちが伝わってきました。

「善意に対してお金で解決しようとするのは、相手に失礼かもしれない」と思うようになり、金額よりも気持ちが伝わる方法を選びました。

まとめ

以上、外資系企業に転職・就職する時のリファレンスチェックについて、「リファレンスチェックの３つのパターン、誰に依頼するべきか、リファレンスチェックを断られる場合、引き受けてくれた場合の進め方、やってみた実感、お礼のしかた」の体験談を書かせていただきました。

ポイントをもう一度まとめます。

記事を読んでくださった方が、リファレンスチェックを通過されることを願っています！

ちなみに英語のレターを書いてみると、「自分の英語ってまだまだだな」と思うことも多いですよね。大人向け英会話教室のおすすめを、料金比較：オンライン英会話教室の選び方とは？大人向け・ビジネス英語の記事でまとめています。こちらもお読みいただけると嬉しいです。